KELEMBAGAAN KOPERASI
Sistem Administrasi Badan Hukum
Koperasi (SISMINBHKOP)
Kementerian Koperasi dan UKM
Republik Indonesia
1 PENDAHULUAN
SISMINBHKOP merupakan layanan online berbasis web yang disediakan oleh
Kementerian Koperasi dan UKM. Sistem ini bertujuan untuk memberikan layanan terpadu kepada para penggiat Koperasi di Indonesia. SISMINBHKOP
diharapkan dapat memberikan kemudahan untuk pengguna (Notaris) dalam melakukan
pengajuan SK
badan hukum koperasi dan melakukan proses perubahan anggaran dasar
koperasi. Dengan sistem ini juga
diharapkan proses pengajuan yang berhubungan dengan badan hukum koperasi dapat
diproses lebih cepat, mudah, murah, dan aman. SISMINBHKOP dapat diakses secara
online oleh notaris1 dengan
menggunakan sembarang internet browser modern. Alamat utama situs SISMINBHKOP
adalah http://sisminbhkop.id. Alamat cadangan dari sistem adalah http://sisminbhkop.depkop.go.id. Bagi dinas koperasi, fokus dari dokumen ini adalah pada bagian 5
PERANAN DINAS.
2 REGISTRASI & LOGIN
Sebelum menggunakan sistem, maka diperlukan proses pendaftaran atau registrasi.
Saat ini hanya Notaris NPAK (atau wakilnya)
yang dapat menggunakan sistem ini. Jika
Notaris belum memiliki SK NPAK, silakan ajukan secara online melalui http://npak.depkop.go.id
1. Gunakan web browser
untuk menuju ke URL http://sisminbhkop.id
2. Registrasi dilakukan
dengan mengklik tombol Register pada seksi Notaris.
1 Untuk saat ini Dinas belum memiliki
akses langsung ke sistem. Namun pengembangan sistem ke depan akan memberi
kemudahan monitoring perkembangan koperasi bagi Dinas.
Gambar 1 Halaman Utama Akses Sistem
3.
Lengkapi form yang ada di dalamnya:
a.
Email
b.
SK AHU
c.
SK Pengangkatan NPAK
d.
Tanggal Terdaftar NPAK
e.
Nama Lengkap
f.
Password pilihan sendiri (Anda perlu dua
kali memasukkan
password
pilihan yang persis sama)
g.
Wilayah Kerja
h.
Tempat Kedudukan
i.
Tempat Diklat Koperasi
4. Sistem akan mengirim email
untuk verifikasi. Klik link aktivasi di email tersebut.
Catatan: Ada peluang email masuk ke
dalam folder Spam. Buka dan klik link aktivasi
tersebut.
5.
Setelah menglik link aktivasi, maka akan ada form untuk
mengunggah dokumen
pendukung. Unggah
dokumen-dokumen pendukung notaris:
a. Scan SK
AHU
b. Scan SK
Pengangkatan NPAK
c. Scan KTP
6.
Pada langkah ini, staf Kementerian akan memeriksa dan memverifikasi akun Anda
berdasarkan data dan dokumen yang
diunggah pada tahap 4. Tunggulah email
konfirmasi
dari sistem. Anda tidak dapat mengakses maupun memohon Badan Hukum
Koperasi sebelum proses verifikasi
ini.
7.
Jika akun Anda telah diverifikasi, Anda dapat login dengan menggunakan
browser
Notaris. Masukkan email dan password yang sudah Anda pilih pada langkah 3 di atas.
3 PERMOHONAN BADAN HUKUM KOPERASI BARU
1. Pastikan Anda telah login
dalam sistem ( jika belum, lihat Gambar 1) dan melihat dashboard utama berikut ini (Gambar 2).
2. Selanjutnya, tekan menu
Permohonan Badan Hukum Koperasi (Klik menu a pada Gambar 2).
3. Anda memasuki Langkah 1 Pendaftaran Permohonan Badan Hukum Koperasi (Gambar 3).
Pada langkah ini, masukkanlah Kedudukan Koperasi, Nama
Koperasi, Jenis, Wilayah Keanggotaan
dan Bentuk Koperasi. Klik tombol Daftarkan untuk menuju ke Langkah 2. Jika proses pendaftaran
berhasil, sistem akan memberikan contoh/template
dokumen Anggaran Dasar yang dapat diunduh
yang sesuai dengan jenis koperasi yang dimasukkan pada Langkah 1
(lihat Gambar 4).
CATATAN: Nama Koperasi paling sedikit terdiri atas 3 (tiga) kata, dan tidak diperkenankan mengandung kata KOPERASI maupun
jenisnya (JASA, SIMPAN PINJAM, PRODUSEN, KONSUMEN, PEMASARAN), karena akan
otomatis ditambahkan oleh sistem berdasarkan Jenis Koperasi. Sistem akan
melakukan pengecekan secara nasional dan menolak jika telah terdapat nama
koperasi yang sama.Langkah 1 dan Langkah 2 tidak harus dilakukan pada satu
kesempatan atau hari yang sama. Langkah 2 bisa dilakukan beberapa hari setelah
Langkah 1. Hal ini memungkinkan koperasi untuk melakukan pengecekan nama di
awal proses. Jika langkah 1 sudah dilewati, nama koperasi
akan tercatat dan ter-reserve di sistem dan terblokir untuk digunakan oleh
notaris lain.
4. Pada Langkah 2, terdapat
field-field yang lebih rinci yang harus diisi. Masukkan data berikut:
a. Nomor Akta Pendirian
b. Tanggal Akta Pendirian
c. Unggah Dokumen AD
d. Unggah Scan Surat Pengantar Dinas
e. Alamat
f. Tanggal Rapat
g. Alamat Rapat
h. Jumlah Peserta Rapat
i. Unggah Scan Berita Acara Rapat
j. Unggah Scan Daftar Hadir Rapat
k. Unggah Scan KTP Peserta Rapat
l. Modal Sendiri
m. Nilai Simpanan Pokok
n. Nilai Simpanan Wajib
o. Jumlah Anggota
p. Usaha Utama
q. Usaha Pendukung (opsional)
r. Usaha Tambahan (opsional)
s. Periode Kepengurusan
t. Susunan Pengawas & Pengurus.
Susunan Pengawas & Pengurus dapat
ditambahkan sesuai kebutuhan.
Jabatan Pengawas & Pengurus dapat disunting
dan disesuaikan.
5. Centang checkbox konfirmasi dan klik tombol Konfirmasi untuk mengajukan permohonan. Selamat! Anda
telah mengajukan permohonan Badan Hukum Koperasi
Baru. Staf Kementerian Koperasi dan UKM akan meninjau dan memberikan
konfirmasi approval/persetujuan
maupun penolakan melalui email.
CATATAN :
a. Anda
juga dapat menekan tombol SIMPAN (di
ujung bawah layar scroll paling bawah) sewaktu waktu
selama Langkah 2 sedang dilengkapi. Maka data permohonan akan tersimpan dan dapat diakses melalui Dashboard Notaris kapan pun meskipun komputer
dimatikan atau log out.
b. Jika
permohonan telah diajukan dan telah direview oleh Kementerian, Anda dapat
melihat komentar persetujuan maupun perbaikan
dengan mengklik tombol suryakanta.
Gambar 2 Dashboard Notaris
Gambar 3 Langkah 1 Permohonan Badan Hukum Koperasi
Gambar 4 Langkah 1 – Selesai.
Template Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga
berdasarkan Jenis Koperasi yang dipilih siap diunduh dan disesuaikan.
Gambar 5 Langkah 2 Permohonan Badan Hukum Koperasi
4 UNDUH DAN CETAK SK
BADAN HUKUM
Persetujuan atau penolakan permohonan Badan Hukum akan
diinformasikan via email, atau dapat dimonitor melalui Dashboard Notaris.
Persetujuan permohonan Badan Hukum akan ditandai ikon hijau. Penolakan permohonan akan ditandai ikon merah. Jika telah disetujui, klik tombol dengan ikon suryakanta
(Gambar 6) untuk melihat rincian dan atau mengunduh SK
Badan
Hukum untuk dicetak. Jika permohonan ditolak, Notaris dapat melakukan perbaikan kembali, untuk kemudian diajukan dan melalui proses review lagi.
Gambar 6 Dashboard Notaris dengan Status Permohonan
5 PERANAN DINAS
Dalam tata cara baru ini, Dinas tetap memegang peranan penting
untuk memberikan
penyuluhan awal perkoperasian dan
melakukan verifikasi
kesiapan pendirian koperasi yang ditunjukkan
dengan dikeluarkannya Dokumen Surat Pengantar Dinas. Scan Dokumen ini wajib diunggah oleh
notaris dalam langkah permohonan Badan Hukum koperasi baru di
Langkah 2. Contoh template dari dokumen ini dapat dilihat pada gambar berikut
(Error: Reference source not found). Dinas juga akan menerima tembusan dari SK
yang telah didownload oleh Notaris. SK yang
dihasilkan memiliki QR code unik untuk validasi keabsahan SK secara online. Siapa saja (termasuk dinas) dapat melakukan
proses validasi ini dengan mudah. Cara validasi ini diterangkan dalam Bab
berikut.
Gambar
7 Contoh Surat Pengantar Dinas yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Dinas
6 RESET PASSWORD DAN UPDATE PROFIL NOTARIS
Apabila notaris melupakan password atau menghendaki penggantian
password, dipersilakan untuk mengklik tombol Lupa Password pada layar login.
Gambar 8 Tombol untuk Reset Password
Apabila terdapat perubahan atau perbaikan pada rincian data
notaris (misal gelar berubah atau nama perlu dikoreksi atau update dokumen
verifikasi yang perlu diunggah), maka dari Dashboard Notaris tekan menu Profil
Notaris dan tekan tombol Update.
Gambar 9 Klik menu Profil Notaris untuk melakukan
Update
Gambar 10 Klik Update untuk start mengedit data
Notaris
7 VALIDASI SK ONLINE
Surat Keputusan Badan Hukum dapat dicek keabsahannya /divalidasi
oleh siapapun dengan cukup mudah. Cara yang paling mudah adalah dengan mengunduh sembarang Aplikasi QR Code Reader di Google Play Store
(Android) atau Apple Store (IOS).
Beberapa contoh aplikasi tersebut: QR Code Reader , QR Scanner: Free
Code Reader dari Kaspersky Lab.
Prosedur Validasi:
1. Jalankan
App QR Code Reader yang telah diinstall dari Store.Arahkan kamera ke QR Code SK (lihat Gambar 11)
2. Aplikasi
akan mengarahkan pada laman di website sisminbhkop.id di
mana keterangan tentang SK tersebut akan
tertera pada laman tersebut.
3. Catatan
PENTING: Website haruslah merujuk ke alamat URL sisminbhkop.id atau
sisminbhkop.depkop.go.id, jika tidak maka pada tahap
ini bisa dinyatakan SK tersebut TIDAK VALID.
4. Jika
data yang tertera pada laman tersebut SAMA dengan yang tercetak, maka SK
tersebut VALID. Jika tidak maka SK tersebut TIDAK VALID.
Gambar 11 QR Code pada SK
========================================================================
CONTOH KELENGKAPAN DOKUMEN PENDIRIAN KOPERASI
Lampiran 1 : Syarat Untuk Pendirian
Koperasi
Lampiran 2 : Formulir Persiapan Pendirian
dan Pendaftaran Koperasi
Lampiran 3 : Berita Acara Rapat Pendirian
Koperasi
Lampiran 4 : Daftar Hadir Rapat Koperasi
Lampiran 5 : Susunan Pengurus Koperasi
Lampiran 6 : Permohonan Pengesahan Akta
Pendirian Koperasi
Lampiran 7 : Daftar Peralatan/Sarana
Kerja Koperasi
Lampiran 8 : Surat Keterangan
Lampiran 9 : Struktur Organisasi Koperasi
Lampiran 10. : Surat Pernyataan
Lampiran 11 : Surat Keputusan Pengurus
Koperasi
Lampiran 12 : Surat Pernyataan Tentang
Tidak Mempunyai Hubungan Saudara atau
Kerabat Sesama Pengurus
Koperasi
Lampiran 13 : Surat Pernyataan Koperasi
Bersedia untuk Diperiksa dan Dinilai
Kesehatannya
Lampiran 14 : Surat Pernyataan Akan
Memberitahukan jika Tempat Kedudukan dan Alamat
Kantor Koperasi Pindah
Lampiran 15 : Permohonan Ijin Usaha
Simpan Pinjam
Lampiran 16 : Surat Undangan Rapat Pembentukan
Koperasi
Lampiran 17 : Surat Pernyataan tentang
Penyetoran Modal Awal Koperasi
Lampiran
18 : Akta Pendirian Koperasi
Lampiran : 2
FORMULIR PERSIAPAN PENDIRIAN DAN PENDAFTARAN
KOPERASI
Nama Koperasi : KOPERASI SIMPAN PINJAM
Kedudukan Koperasi : BANDUNG
Alamat Koperasi : Jalan ……………………………………………………………..
………………………………………………………………………
………………………..
No. Telpon Koperasi :
Modal Koperasi : Rp ………………….. ,-
a. Simpanan Pokok : Rp. …………………...,-
b. Simpanan Wajib : Rp. ………………………./diatur dalam ART.
Anggota Pendiri Koperasi :
1. Nama : ………………………………….
No.
KTP : ………………………………….
2. Nama : ………………………………….
No. KTP
: ………………………………….
3. Nama :
………………………………….
No.
KTP : ………………………………….
4. Nama : ………………………………….
No.
KTP : ………………………………….
5. Nama : ………………………………….
No.
KTP : ………………………………….
6. Nama : ………………………………….
No.
KTP : ………………………………….
7. Nama : ………………………………….
No.
KTP : ………………………………….
8. Nama : …………………………………
No.
KTP : ………………………………..
9. Nama :
………………………………..
No.
KTP : ………………………………..
10. Nama : ………………………………..
No.
KTP : ………………………………..
11. Nama : ………………………………..
No.
KTP : ………………………………..
12. Nama : ………………………………..
No.
KTP : ………………………………..
13. Nama : ………………………………..
No.
KTP : ………………………………..
14. Nama : ………………………………..
No.
KTP : ………………………………..
15. Nama : ………………………………..
No.
KTP : ………………………………..
16. Nama : ………………………………..
No.
KTP : ………………………………..
17. Nama :
………………………………..
No.
KTP : ………………………………..
18. Nama : ………………………………..
No.
KTP : ………………………………..
19. Nama : ………………………………..
No.
KTP : ………………………………..
20. Nama : …………………………………
No.
KTP : ………………………………..
21. Dst
Susunan Pengurus :
Ketua : ……………………………
Sekretaris : ……………………………
Bendahara : ……………………………
Susunan Pengawas :
Ketua : …………………………….
Anggota : …………………………….
Anggota : …………………………….
Masa Kerja Pengurus : …… tahun
Masa Kerja Pengawas : …… tahun
Untuk menjadi
Pengurus dan/atau Pengawas sekurang-kurangnya telah menjadi Anggota : 2 tahun.
(abaikan ketentuan ini, bagi koperasi yang baru didirikan)
